Apothekensoftware und KI: Was vor einer Anbindung zu klären ist

Der Markt für Apothekensoftware ist unter vier Anbietern aufgeteilt: Awinta aus der apothekereigenen NOVENTI-Gruppe, ADG, Pharmatechnik mit IXOS und CGM Lauer mit WINAPO. Alle vier bilden Warenwirtschaft, Kasse, Personalverwaltung, Rezeptmanagement und E-Rezept in einem System ab, historisch gewachsen und auf den Betrieb einer einzelnen Apotheke zugeschnitten. Im Leistungsspiegel Apothekensoftware 2026 der Fachzeitschrift markt intern lag Pharmatechnik mit einer Gesamtnote von 2,24 vorn, ADG und CGM Lauer folgten mit jeweils 2,54.

Fachsoftware für einen regulierten Betrieb entsteht über viele Jahre und folgt den Anforderungen, die in dieser Zeit an sie gestellt werden. In der Apotheke sind das Abrechnung, Dokumentation, Preisbindung und Nachweispflichten. Stabilität und Prüfbarkeit haben dort Vorrang, und ein offener Zugang, über den Dritte dieselben Daten lesen und schreiben, gehörte lange nicht zu den Anforderungen.

Diese Eigenschaft teilt Branchensoftware in vielen Bereichen, in der Arztpraxis ebenso wie im Handwerk oder in der Steuerberatung. Wo Verbindungen zu anderen Systemen bestehen, sind sie meist für einen bestimmten Zweck gebaut worden, etwa für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung. Diesen Zweck erfüllen sie zuverlässig, dafür sind sie gemacht.

Für ein neues System folgt daraus eine einfache Konsequenz: Ob sich etwas anbinden lässt, entscheidet der Einzelfall, und die Produktbeschreibung gibt darauf selten eine Antwort. Diese Frage gehört deshalb an den Anfang eines Vorhabens, weil sie über den Aufwand entscheidet.

Zusätzlich zur Warenwirtschaft hängt jede Apotheke an der Telematikinfrastruktur, dem bundesweiten Netz für den Austausch von Gesundheitsdaten, das die gematik betreibt. Jahrelang lief dieser Zugang über einen Konnektor, ein eigenes Gerät in der Apotheke.

Dieses Modell läuft aus. Zum 1. Januar 2026 hat die gematik das Verschlüsselungsverfahren der Telematikinfrastruktur von RSA auf ECC umgestellt. Bei Konnektoren mit RSA-Verschlüsselung ließ sich die Laufzeit nur bis zum 31. Dezember 2025 verlängern; das dort eingesetzte Verfahren ist seit 2026 unzulässig. An die Stelle des Geräts vor Ort tritt das TI-Gateway: Der Konnektor steht im Rechenzentrum eines Anbieters, Wartung und Updates laufen dort zentral. Im März 2026 ist mit der Telekom ein weiterer großer Anbieter mit einem solchen Zugang gestartet.

Für den Einsatz von KI ist daran zweierlei wichtig. Erstens ist die Anbindung an die Telematikinfrastruktur gerade in Bewegung, Zusagen von Anbietern sollten also ein Datum haben. Zweitens bleibt der Zugang eine Abhängigkeit von außen: Fällt er aus, lassen sich weder E-Rezepte noch Kartendaten verlässlich verarbeiten, unabhängig davon, welche Systeme daneben laufen.

Bevor die Frage nach einer Schnittstelle sinnvoll ist, lohnt der Blick darauf, wo die Daten einer Apotheke liegen. In den meisten Betrieben sind es mehr Stellen als gedacht, und sie gehören verschiedenen Anbietern.

Die beiden letzten Zeilen sind in der Praxis die interessantesten. Dort liegt oft kein geschlossenes System, sondern eine Tabelle, und genau dort lässt sich ohne Schnittstellenstreit anfangen.

Ein KI-System, das etwa Bestellvorschläge einordnen oder Lieferengpässe recherchieren soll, braucht strukturierten Zugriff auf die Warenwirtschaft. Ohne dokumentierte Schnittstelle bleibt oft nur der Export einzelner Listen von Hand, was den Nutzen begrenzt und Fehlerquellen schafft.

• Klären Sie vor der Einführung eines Systems, ob Ihr Warenwirtschaftssystem eine dokumentierte Schnittstelle für den benötigten Datenaustausch anbietet.
• Fragen Sie beim Software-Anbieter konkret nach, statt sich auf allgemeine Aussagen zur Kompatibilität zu verlassen.
• Prüfen Sie, wer die Schnittstelle betreut, wenn sich etwas ändert, der Software-Anbieter, der Anbieter des KI-Systems oder Sie selbst.
• Planen Sie für den Fall eines TI-Ausfalls einen Ablauf ohne das digitale System, damit der Betrieb weiterläuft.

Ob eine Anbindung möglich ist, entscheidet sich in einem Telefonat mit dem Anbieter. Vier Fragen bringen dabei mehr als eine allgemeine Anfrage, weil sie nicht mit ja beantwortet werden können.

• Gibt es für diesen Datenaustausch eine dokumentierte Schnittstelle, und bekomme ich die Dokumentation vor Vertragsabschluss zu sehen?
• Wird die Schnittstelle in der Lizenz abgedeckt, oder kostet jeder Zugriff extra, und wonach wird abgerechnet?
• Wer ist zuständig, wenn ein Update die Schnittstelle verändert, und in welcher Frist wird das angekündigt?
• Welche Daten verlassen dabei das System, wohin gehen sie, und liegt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor?

Fällt eine dieser Antworten unklar aus, ist das kein Ausschlussgrund. Es ist aber der Punkt, an dem der Aufwand eines Vorhabens realistisch geschätzt werden kann, und zwar bevor Geld fließt. In der KI-Prozessanalyse klären wir diese Fragen gemeinsam mit Ihnen, und bei der Umsetzung von KI-Lösungen für Apotheken übernehmen wir die Abstimmung mit den Anbietern.