Digitalisierung in der Apotheke: Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist

Für den APOkix, das monatliche Stimmungsbarometer des IFH KÖLN im deutschen Apothekenmarkt, wurden vom 7. bis zum 19. April 2026 insgesamt 107 Apothekeninhaberinnen und Apothekeninhaber online befragt, aus Stadt und Land und über alle Betriebsgrößen hinweg. Das Thema der Ausgabe war Bürokratie.

• 93 Prozent sehen sich durch bürokratische Aufgaben stark beeinträchtigt.
• 82 Prozent wenden mindestens ein Viertel bis über die Hälfte eines Arbeitstages für administrative Tätigkeiten auf. Im Mai 2023 waren es 79 Prozent.

Die Folgen beschreiben die Befragten sehr einheitlich. Auffällig ist, dass die Belastung nicht nur am Papier hängt, sondern am Team und an der Kundschaft ankommt.

Beim Abbau setzen die Befragten klare Prioritäten: 80 Prozent nennen zuerst die Vermeidung von Retaxationen, danach folgen Rabattverträge und Hilfsmittelversorgung mit jeweils 61 Prozent. Das sind keine Randthemen, sondern die Stellen, an denen ein Fehler unmittelbar Geld kostet.

Auf Entlastung von außen setzt kaum jemand: Nur 9 Prozent der Befragten erwarten, dass die angekündigte Apothekenreform die Bürokratie verringert. Der Wert ist der eigentliche Befund der Ausgabe. Wer nicht darauf wartet, dass der Aufwand kleiner wird, muss ihn selbst anders organisieren.

Die Erhebung enthält eine Zahl, die man sich merken sollte: Nur 21 Prozent der Befragten berichten von einer Erleichterung durch das E-Rezept, bei der elektronischen Patientenakte sind es 8 Prozent. Beides sind digitale Anwendungen, beide sind in der Apotheke angekommen, und beide haben die Arbeitslast für die große Mehrheit nicht gesenkt.

Der Grund liegt weniger in der Technik als in der Richtung: Pflichtanwendungen werden eingeführt, weil der Gesetzgeber sie vorgibt, und sie folgen dem Ablauf der Versorgung, nicht dem Ablauf in der Offizin. Sie nehmen der Apotheke selten einen Arbeitsschritt ab, sondern verlagern ihn.

Daraus folgt nicht, dass Digitalisierung nicht wirkt. Es folgt, dass zwischen einer Anwendung, die man anschließen muss, und einer Veränderung, die den eigenen Arbeitstag kürzer macht, unterschieden werden sollte. Die zweite muss die Apotheke selbst anstoßen, und sie beginnt bei den eigenen Abläufen.

Im April 2026 lag der Index zur aktuellen Geschäftslage bei 61,7 Punkten und damit leicht unter dem Vormonat. Der Index der Geschäftserwartungen fiel deutlich, um 7,5 Punkte auf 40,2 Punkte. Die Inhaberinnen und Inhaber rechnen also kurzfristig mit schwierigeren Bedingungen, nicht mit Entspannung.

In so einer Lage wirkt Abwarten vernünftig, ist es aber selten. Wenn Personal knapp und teuer ist, zählt jede Stunde, die nicht in Verwaltung geht. Und wer anfängt, solange der Druck noch Luft lässt, kann in Ruhe ausprobieren, statt unter Zwang zu entscheiden.

Ein guter erster Schritt braucht keine große Investition, sondern ein klares Bild der eigenen Abläufe: Welche Aufgabe wiederholt sich jede Woche, wie lange dauert sie, und wie oft wird dabei dieselbe Information ein zweites Mal eingegeben. Erst danach folgt die Frage nach dem passenden System.

• Aufgaben, die regelmäßig anfallen und nach festen Regeln ablaufen, etwa die Vorbereitung wiederkehrender Meldungen.
• Aufgaben, bei denen Daten von einem System in ein anderes übertragen werden, weil dort Zeit und Fehler entstehen.
• Aufgaben, die heute an einer einzelnen Person hängen und im Urlaub liegen bleiben.

Diese drei Muster lassen sich in einem halben Tag im Betrieb aufschreiben. Was danach kommt, ist eine Entscheidung über Nutzen und Aufwand, und keine Technikfrage mehr. Genau diese Aufnahme ist der erste Teil einer KI-Prozessanalyse vor Ort.