KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung: Was Apotheken tun müssen

Die KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) ist seit dem 1. August 2024 in Kraft. Die Pflicht zur KI-Kompetenz aus Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025 und gehört damit zu den ersten Regeln, die tatsächlich anzuwenden sind.

Am 27. Juli 2026 ist die sogenannte Digital-Omnibus-Verordnung zur KI in Kraft getreten (Verordnung (EU) 2026/1744). Sie hat Artikel 4 neu gefasst. Seitdem heißt es, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen „Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals […] zu unterstützen“. Vorher verlangte der Text, nach besten Kräften ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherzustellen.

Die Pflicht besteht also weiter. Verlangt sind Maßnahmen, die zum Einsatz passen. Zu berücksichtigen sind dabei laut Artikel 4 die technischen Kenntnisse, die Erfahrung und die Ausbildung der Mitarbeitenden, der Kontext, in dem die Systeme eingesetzt werden, und die Menschen, bei denen sie eingesetzt werden. In der Apotheke sind das auch Kundinnen und Kunden.

Betreiber im Sinne der Verordnung ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich verwendet. Eine Apotheke wird damit schnell zum Betreiber, oft ohne dass es jemand bewusst entschieden hat. Typische Fälle:

• Mitarbeitende formulieren E-Mails, Aushänge oder Newsletter mit ChatGPT oder einem ähnlichen System.
• Die Warenwirtschaft oder ein anderes Programm bringt KI-Funktionen mit, etwa für Bestellvorschläge oder Texte.
• Das Team nutzt Übersetzungssysteme, um Hinweise für fremdsprachige Kundschaft zu verstehen oder zu schreiben.
• Auf der Website oder am Telefon beantwortet ein Assistent erste Anfragen.

Nicht erfasst ist die rein private Nutzung außerhalb der Arbeit. Sobald ein System für Aufgaben der Apotheke eingesetzt wird, auch über ein privates Konto, fällt es unter die Pflicht.

Für eine Apotheke eignet sich ein Vorgehen in fünf Schritten. Der Aufwand ist überschaubar, wichtig ist, dass alles schriftlich festgehalten wird.

• Bestandsaufnahme: Welche KI-Systeme werden im Team genutzt, wofür und von wem? Private Konten gehören mit auf die Liste.
• Regeln festlegen: Welche Daten dürfen in welches System, welche nie? Eine Seite mit Beispielen reicht für den Anfang.
• Schulen nach Aufgabenbereich: Handverkauf, Backoffice, Rezeptur und Leitung brauchen unterschiedliche Beispiele und Schwerpunkte.
• Dokumentieren: Wer wurde wann zu welchen Inhalten geschult? Eine einfache Liste genügt als Nachweis.
• Auffrischen: Bei neuen Systemen, neuen Mitarbeitenden oder geänderten Regeln die Schulung ergänzen.

Die Verordnung schreibt keine Inhalte vor. Für den Apothekenalltag sollten diese Themen vorkommen:

• Wie Sprachmodelle zu ihren Antworten kommen und woran man eine falsche Antwort erkennt.
• Welche Daten in ein System dürfen, mit Blick auf Gesundheitsdaten und die Schweigepflicht.
• Wo die Verantwortung bleibt: Fachliche Entscheidungen trifft das pharmazeutische Personal.
• Wie die KI-Verordnung Anwendungen nach Risiko einordnet und welche Anwendungen in der Apotheke unkritisch sind.
• Praktische Übungen mit den Systemen und Aufgaben, die im Team tatsächlich vorkommen.

Die neue Fassung von Artikel 4 verlangt Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz, nicht ein bestimmtes Kompetenzniveau je Person. Damit verschiebt sich der Nachweis: Nicht das Ergebnis einer Prüfung ist zu belegen, sondern dass etwas getan wurde und was. Dafür genügt eine Übersicht, die man einmal anlegt und danach fortschreibt.

Diese vier Zeilen entscheiden darüber, ob eine Nachfrage sich in einer Mail beantworten lässt oder erst etwas aufgearbeitet werden muss. Zuständig für solche Nachfragen ist in Deutschland seit dem 29. Juli 2026 die Bundesnetzagentur, die mit dem KI-MIG die Marktüberwachung für die KI-Verordnung übernommen hat. Welche Inhalte in eine Schulung gehören und wie der Nachweis aussieht, erarbeiten wir in unseren KI-Workshops für Apotheken.

Artikel 4 verlangt kein Zertifikat, keine Prüfung und keinen festen Stundenumfang. Auch eine bestimmte Form der Schulung ist nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass die Maßnahmen zu den eingesetzten Systemen und zu den Aufgaben der Mitarbeitenden passen und dass Sie das belegen können.

Feste Bußgeldbeträge nennt die Verordnung für Artikel 4 nicht. Wie Verstöße geahndet werden, regeln die Mitgliedstaaten. Unabhängig davon kann eine fehlende Schulung eine Rolle spielen, wenn durch den Einsatz eines KI-Systems ein Schaden entsteht.